Miscommunicatie voorkomen? Zo komt de boodschap wél over

Tijd dus voor wat uitleg over het ontstaan van miscommunicatie. En nog fijner: praktische tips om miscommunicatie op de werkvloer te voorkomen. Voortaan begrijpen jij en je collega’s elkaar stukken sneller en beter!

Wat is miscommunicatie?

Communicatie ligt aan de basis van elke relatie, of het nu gaat om de relatie met je collega’s, baas, teamleden of gezinsleden. Communicatie is het overdragen van informatie in de vorm van een boodschap. Volgens het woordenboek is miscommunicatie dat wat ontstaat als zender en ontvanger elkaar verkeerd begrijpen. Er is altijd sprake van meerdere partijen en voor het succes of het falen van de communicatie kijk je naar het effect dat de boodschap van de een heeft op de ander. Wilde je een compliment geven, maar dacht de ander dat je dit vooral sarcastisch bedoelde? Gaf je iemand een laatste waarschuwing en kwam dit voor de ander echt totaal uit de lucht vallen? Grote kans dat je communicatieve vaardigheden voor verbetering vatbaar zijn.

Oorzaken van miscommunicatie

Er zijn veel factoren die je communicatie beïnvloeden, zoals je non-verbale communicatie, het weer op die dag of het been waarmee je die ochtend uit bed bent gestapt. Eén van die factoren kan in z’n eentje al voor een hoop ruis in de communicatie - oftewel miscommunicatie - zorgen. Belangrijke oorzaken van miscommunicatie zijn de volgende:

• Er is geen klik of verbinding

Soms gaan twee mensen in gesprek die elkaar niet liggen. Ze staan niet open voor elkaars mening en zijn niet in staat écht contact met elkaar te maken op hoofd- en emotioneel niveau. We hebben het hier over de ‘klik’ die nodig is om ontvankelijk te zijn voor de ander. Om deze chemie te stimuleren, zorg je ervoor dat je de ander aankijkt en oprechte interesse toont. Niet tegelijkertijd op je telefoon kijken of over de schouder van de ander toch de rest van de afdeling in de gaten houden dus!

• Jij of de ander gebruikt geen passende communicatiestijl

Je hebt het vast wel eens gezien: iemand die een communicatiestijl hanteert die eigenlijk niet bij hem of haar past. Hij of zij zit bijvoorbeeld in een leidinggevende functie en wil overtuigend en stellig communiceren, maar die jas past hem of haar eigenlijk niet omdat degene liever niet ‘boven’ zijn collega’s staat. Grote kans dat dit onzekere gevoel doorsijpelt en voelbaar is in de communicatie. Hetzelfde verhaal bij een leidinggevende die net een training gevolgd heeft en zichzelf een nieuwe stijl aanmeet die hem duidelijk niet past. Blijf bij jouw eigen stijl en je boodschap komt beter en sterker over.

• De een vult te veel in voor de ander

Wat je ook gestudeerd hebt of voor trainingen gevolgd hebt, grote kans dat de communicatietip ‘NIVEA’ ooit voorbij is gekomen. En dat is niet voor niets, want Niet Invullen Voor Een Ander is essentieel voor goede communicatie. ‘Hij zegt niets dus hij zal het wel geen goed idee vinden’, ‘ze vindt het vast stom als ik het niet met haar eens ben’ of ‘hij vindt me nu eenmaal een zeur’; we maken ons er allemaal wel eens schuldig aan. Blijf bij feiten en je eigen gevoel en pas op met gedachten lezen en oordelen. Alles om de communicatie zo ‘schoon’ mogelijk te houden.

Miscommunicatie op het werk voorkomen: 6 tips

Onder het motto ‘voorkomen is beter dan genezen’, sluiten we af met zes praktische tips om miscommunicatie te voorkomen.

1. Stem af op de ander

Zoals hierboven al aangestipt: voor goede communicatie is verbinding nodig. Naast aandacht hebben voor de ander is respect tonen voor zijn of haar overtuigingen belangrijk. Ook kun je letterlijk op hem of haar afstemmen in de loop van het gesprek. Dit doe je door de gebaren, houding en het spreektempo van de ander over te nemen. Na een tijdje wordt het gat tussen jullie kleiner en staan jullie meer open voor elkaars visie en mening.

2. Gebruik de juiste woorden

In het verlengde van tip één noemen we het woordgebruik. Om miscommunicatie te voorkomen, kun je het best woorden gebruiken die je gesprekspartner aanspreken. De aannemer die je huis verbouwt kan waarschijnlijk meer met het woord regenpijp, terwijl jij als architect eerder het woord hemelwaterafvoer zou gebruiken. En die collega van Consultancy? Daar valt het best mee te praten als jij er ook af en toe consultancy slang als ‘roadmap’, ‘synergy’ en ‘core values’ in gooit. Misschien herken je van jezelf wel dat je ineens weer dialect gaat spreken als je bij je ouders in de provincie bent? Zelfde verhaal; dat heeft alles te maken met levellen.

3. Luister goed en stel de juiste vragen

Naast NIVEA is ook LSD een veelgehoorde term in communicatieland. LSD staat voor luisteren, samenvatten en doorvragen. Dat klinkt simpeler dan het is, maar met deze gesprekstechniek valt veel te winnen. Met het stellen van de juiste vragen zorg je er bijvoorbeeld voor dat je niet te veel invult. Je laat zien dat je accepteert dat de ander anders denkt dan jij en dat je zijn of haar standpunt wilt horen. Meer over luisteren, samenvatten en doorvragen lees je in het artikel ‘Goede coachingsvragen stellen doe je zo’.

4. Ken je eigen communicatiestijl

Iedereen heeft een voorkeursstijl waarbij hij of zij zich vol zelfvertrouwen voelt. De een is van de passieve communicatie, de ander van agressieve communicatie, passief-agressieve communicatie of assertieve communicatie. Wil je miscommunicatie voorkomen, dan is het belangrijk dat je jezelf en jouw gespreksstijl kent, weet hoe je overkomt en weet waar je voor staat. In een training persoonlijk leiderschap leer je jouw stijl kennen, inclusief kansen en valkuilen die erbij horen.

5. Zoek het bij jezelf

Heb je het gevoel dat je niet gehoord of begrepen wordt door de ander? Geef niet direct de ander de schuld, maar kijk eerst wat je zelf kunt doen om de communicatie soepeler te laten verlopen. Je kunt de ander immers niet veranderen. Kun je misschien beter een andere communicatiestijl gebruiken? Hoe zit je zelf in het gesprek en straal je misschien uit dat je een rotweekend gehad hebt?

6. Communiceer consequent en congruent

Wil je miscommunicatie voorkomen, dan is het zaak jezelf niet tegen te spreken en je woorden af te stemmen op je non-verbale communicatie. Je hebt het vast wel ooit ergens gelezen: de betekenis van je boodschap wordt slechts voor een heel klein deel bepaald door de woorden. Een veel groter deel hangt af van de toon die je aanslaat en het grootste deel wordt bepaald door je lichaamstaal.

Je snapt wel: schaterlachen past niet bij een slechtnieuwsgesprek, chagrijnig kijken niet bij een promotiegesprek en een gesloten houding of strak gezicht niet bij een constructief teamgesprek. Toch is dat wat gebeurt als je zelf ook ongemak ervaart. Zeker bij lastige en ingewikkelde boodschappen geldt: breng je boodschap goed onder woorden en zend met je lichaamshouding, uitstraling en tonatie hetzelfde uit. Pas als je woorden, toon én lichaamstaal bij elkaar aansluiten, is je communicatie congruent en ben je miscommunicatie de baas.

Miscommunicatie voorkomen kun je leren

Miscommunicatie voorkomen doe je onder andere door te werken aan je power skills met betrekking tot communicatie. Wil jij weten wat je uitstraalt en wat jouw natuurlijke communicatiestijl is? Leren hoe je effectief, tactvol, overtuigend en ontspannen kunt communiceren en voortaan miscommunicatie op je werk kunt voorkomen? Neem eens een kijkje bij de vele SUAS trainingen gericht op communiceren. Er zit er vast en zeker eentje voor jou tussen.

COMMUNICATIE & PRESENTATIE TRAININGEN