Samenwerking van een team verbeteren?
Draai aan deze knoppen!
- Rubriek
- Artikel
- Datum
- 24 mei 2023
- 6 minuten leestijd
Trage besluitvorming, onduidelijke rollen, verschillende verwachtingen, onvoldoende inzicht in uren of taken .. Je kunt het zo gek niet bedenken of het kan een projectteam frustreren. Dat is jammer, want voor een succesvol project heb je een goed functionerend team én effectief projectleiderschap nodig. Hoe kun je de samenwerking in jouw team verbeteren? Ontdek het met deze 5 tips!
1. Stel je projectteam zorgvuldig samen
Dit verbaast je vast niet: een succesvol projectteam begint bij mensen. Wil je de samenwerking in een team verbeteren, dan is een effectieve mix van verschillende rollen en achtergronden heel belangrijk. Waar zit ‘m dat in? Denk aan het creëren van een balans tussen coördinatie, inhoudelijk werk, creativiteit, oog voor beperkingen, gedrevenheid, specialisatie en overzicht. Specifieke modellen, zoals die van Belbin, kunnen je helpen bij het samenstellen van een team.
Heb je aandacht besteed aan het samenstellen van je projectteam? Denk er dan ook aan om de verantwoordelijkheden af te bakenen. Hiermee geef je duidelijk aan teamleden aan wat jouw verwachtingen zijn. Denk aan het definiëren van persoonlijke en gezamenlijke doelen en deadlines. Op deze manier voorkom je dubbel werk en verbeter je de communicatie in een team, terwijl je tegelijkertijd de samenwerking stimuleert.
Stel, je werkt met het team aan het opleveren van een nieuwe website. Als je hier twee copywriters op zet, moet het duidelijk zijn welke pagina’s bij wie liggen, wanneer welke af moeten zijn, hoe ze samen de tone of voice bewaken en wie uiteindelijk de laatste zeggenschap heeft bij het maken van contentgerelateerde beslissingen.
2. Breng je workflow in kaart
Hoe blijf je inzicht houden op het werk? Een manier om dit te realiseren, is door met je team af te stemmen hoe de workflow verloopt en deze in kaart te brengen. Veel teams werken tegenwoordig Agile.
Het Scrum framework wordt veel gebruikt, bijvoorbeeld voor softwareontwikkeling. Dit omvat een iteratieve aanpak van bouwen, verfijnen en verbeteren. Het project wordt opgedeeld in korte sprints van meestal 1 tot 4 weken. Tijdens elke sprint werkt het team aan het realiseren van een specifiek doel, waarbij dagelijks overleg plaatsvindt tussen het team om de voortgang te bespreken en eventuele problemen op te lossen.
Kanban is een populair visueel systeem voor het beheren van werk. Dit is een methode die zich richt op de visuele weergave van het werk en het beheer van de workflow, waarbij er geen vaste sprints zijn. Alleen al de visualisatie van het werk en de workflow geeft veel duidelijkheid over de verdeling van het werk en eventuele obstakels. Kanban is goed toe te passen op verschillende methoden: of je nu met het projectteam al Agile-methoden gebruikt of meer traditionele methoden, zoals Waterval.
3. Verbeter de communicatie in een team met heldere feedback
Wil je een project succesvol afronden, dan vereist dit heldere en open communicatie tussen alle teamleden. Wanneer je openstaat voor feedback en ideeën van anderen, heeft dit een positief effect op de communicatie. Geef jij jouw feedback ook op de meest constructieve manier?
Dat kan soms een uitdaging zijn in de hectiek van alledag. Eerlijk is eerlijk: je hebt allemaal wel eens de theorie gekregen over hoe je het meest optimaal feedback kunt geven. De ik-ik-jij methode is daarvoor een goed geheugensteuntje.
- Ik zie/merk.. (waarneming)
- Ik voel.. (interpretatie)
- Herken/begrijp jij..? (check observatie ander)
Ga je er mee aan de slag? Voel je vooral niet verbaasd als deze methode in het begin soms een beetje kunstmatig aanvoelt. Maar naarmate je het oefent, zul je merken dat feedback geven steeds natuurlijker gaat. Wees je ook bewust van het moment en het medium dat je kiest.
Wil je via de e-mail feedback geven en is deze langer dan 2 zinnen? Pak dan de telefoon of drink samen een kop koffie. Je zult zien dat dit bijdraagt aan een positieve sfeer en de communicatie in een team kan verbeteren.
4. Overleg en werk effectief
Bestook je elkaar met e-mails of chats? Of zit je met elkaar in ellenlange besprekingen? Dat is allemaal niet helpend als je de samenwerking wilt verbeteren. Dan is het tijd om te evalueren hoe er het best efficiënt gecommuniceerd kan worden. Peil wat het best werkt: kies je voor een dagelijkse stand-up, of liever wekelijks? Plan je 1-op-1 meetings? En welke momenten zijn online en welke offline?
Als je voor de digitale meeting kiest, zijn Zoom, Google Hangout en Microsoft Teams veelgebruikte tools om dit soepel te laten verlopen. Maak daarnaast verschillende projectgroepen aan op communicatiesystemen als Slack, Discord, of Google chat voor het dagelijkse contact onderling.
Geef regelmatig updates over de voortgang van het project en eventuele uitdagingen die zich voordoen. Dit vergroot het vertrouwen en de transparantie binnen én buiten het team. Gelukkig bestaan er talloze projectmanagementsystemen die je in staat stellen om alle aantekeningen, voortgang, en tussentijdse resultaten bij te houden.
Denk aan Notion, Trello, Asana, Jira, Basecamp en Wrike. Maak gezamenlijk de keuze welke tools jullie willen gebruiken, zodat alle belangrijke informatie gebundeld is en de verwachtingen helder zijn. Het schiet namelijk niet op als de projectmanager in Trello werkt, terwijl de designer Notion gebruikt.
5. Vier je successen
Werk je met het team toe naar een geslaagd project? Vergeet dan niet om deze successen te vieren: of ze nu groot of klein zijn! Dit kan een boost geven aan de teamspirit en iedereen motiveren om door te gaan met het goede werk. Succes meet je bijvoorbeeld aan het halen van de deadlines, de kwaliteit van het werk of de behaalde mijlpalen.
Erkenning kan zo simpel zijn als het versturen van een bericht met speciale bedankjes, het delen van positieve feedback (zowel vanuit het bedrijf als vanuit de klant), wekelijks aandacht schenken aan overwinningsmomenten, een borrel of zelfs een bonus. Onderschat daarbij de kracht van positieve feedback niet! Constructief geformuleerde positieve feedback geeft het team een enorme boost om verder te gaan en (met elkaar) naar verbeteringen te blijven zoeken.
Samenwerking van een team verbeteren leer je bij Effectief projectmatig werken
In deze blog gaven we je flink wat tips waarmee je de samenwerking in een team kunt verbeteren. We zetten ze nog even op ’n rijtje.
- Stel je projectteam zorgvuldig samen
- Breng je workflow in kaart
- Verbeter de communicatie in een team met heldere feedback
- Overleg en werk effectief
- Vier je successen (zowel groot als klein)
Kun je nog wat meer handvatten en tools gebruiken om projecten soepel aan te vliegen? Merk je ook dat ook projectmanagement onderhevig is aan nieuwe ontwikkelingen? Dat biedt je ook veel kansen en mogelijkheden. Gun jezelf de ruimte om je kennis en vaardigheden aan te scherpen en jezelf als projectleider te ontwikkelen.
Tijdens de opleiding Effectief Projectmatig Werken van SUAS leer je niet alleen de beginselen van projectmatig werken, maar pas je deze direct toe in de praktijk. Je krijgt handvatten om overzicht en structuur te creëren en zo tijdverlies en verspilling van energie te voorkomen. Zo leer je een realistisch projectplan op te stellen, wat de verschillende fases zijn, hoe de Belbin teamrollen in elkaar steken en hoe je interne en externe communicatie verbetert.
Door de nadruk op zowel taakgericht als mensgericht werken, kun je binnen het projectteam flinke stappen zetten en de samenwerking verbeteren. Daarmee behaal je meer positieve resultaten en heb je meer grip op je projecten.
