Ontwikkelgesprekken voeren? Bereid je voor met deze checklist

In de ene organisatie noemen ze het POP-gesprekken of planningsgesprekken, in de andere spreken ze over toekomstgesprekken of ontwikkelgesprekken. Hoe het in jouw organisatie ook heet, als leidinggevende of manager neem je de ontwikkelgesprekken met jouw medewerkers natuurlijk serieus. Bereid je goed voor en snijd de juiste onderwerpen aan en je zult zien: je voert voortaan ontwikkelgesprekken die hun doel bereiken. Op naar gelukkige, gemotiveerde, goed presterende en groeiende medewerkers!

Wat is een ontwikkelgesprek?

Om te beginnen: een ontwikkelgesprek is géén functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek of evaluatiegesprek. Je zoomt namelijk niet in op het functioneren van de medewerker en er is geen ruimte voor oordelen. Zoals hierboven al aangegeven focus je in het ontwikkelgesprek op de ontwikkeling van de medewerker. Wat zijn zijn of haar wensen en ambities? Hoe kan hij of zij daaraan werken? Jullie nemen als het ware een kijkje in de toekomst en bespreken hoe de medewerker kan komen waar hij wil komen.

Ontwikkelgesprekken voeren, waarom zou je?

Waarom is ontwikkelgesprekken voeren zo belangrijk? We zetten drie goede redenen voor het voeren van ontwikkelgesprekken op een rij.

1. Je maakt medewerkers blij

Je toont interesse in je medewerkers en bewijst dat je wilt meedenken over de realisatie van hun loopbaanwensen, of dat nu bij jou of in een ander bedrijf is. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich gezien, gehoord en gewaardeerd voelen. Waardoor ze eerder dat stapje extra zullen zetten voor de zaak. En als ze toch ooit vertrekken? Dan zijn ze de beste ambassadeurs voor je organisatie.

2. Je houdt medewerkers langer binnen

In tijden van krapte op de arbeidsmarkt is het extra belangrijk om je medewerkers te behouden en hun talenten te benutten. Bovendien is ontwikkeling een steeds belangrijker wordende behoefte van de nieuwe generatie werknemers. Hoe meer je medewerkers de ruimte geeft hun kwaliteiten in te zetten en hun ambities vorm te geven, hoe tevredener, betrokkener en loyaler ze zullen zijn. Met een lager verloop en verzuim tot gevolg.

3. Je stimuleert groei en innovatie

Niet alleen je medewerkers zullen groeien. Het voeren van ontwikkelgesprekken draagt ook bij aan de groei van je organisatie. Juist omdat gelukkige en gestimuleerde medewerkers eerder nieuwe ontwikkelingen omarmen en nieuwe skills aanleren. De hogere betrokkenheid en motivatie maakt ook dat mensen creatiever worden in oplossingen en ideeën.

Checklist ontwikkelgesprek

Wil je alles uit je ontwikkelgesprekken halen? Besteed dan de nodige aandacht aan de voorbereiding, uitvoering én opvolging van het ontwikkelgesprek. Deze checklist voor ontwikkelgesprekken helpt je daarbij.

1. Ontwikkelgesprek voorbereiden

• Nodig de medewerker tijdig uit, minimaal twee en liefst zo’n vier weken vooraf.
• Vraag de medewerker zich voor te bereiden op het ontwikkelgesprek. Op welke vlakken wil hij of zij zich ontwikkelen? Heeft hij al een idee hoe?
• Laat de medewerker zichzelf evalueren. Wat vindt iemand zelf van zijn of haar eigen professionele en persoonlijke ontwikkelproces? Wat zijn kwaliteiten en valkuilen?
• Draag als leidinggevende zelf ook gesprekspunten aan, zoals opleidingsmogelijkheden en (aanstaande) vacatures in de organisatie.
• Check of er nog zaken zijn uit vorige gesprekken die aandacht of opvolging verdienen.
• Zorg dat je de functieomschrijving van de medewerker kent.
• Weet wat de organisatiedoelen en -strategie zijn.
• Stuur vooraf duidelijke instructies. Wie zijn er bij het gesprek? Hoeveel tijd reserveren jullie in de agenda en in welke ruimte gaan jullie zitten?
  
  

2. Ontwikkelgesprekken voeren

• Luister goed
  Misschien een open deur, maar je zou niet de eerste leidinggevende zijn die de regie pakt in een ontwikkelgesprek met een medewerker. Je hebt immers een mening en denkt te weten waar kansen en uitdagingen liggen voor de medewerker. Toch is het beter vooral de medewerker te laten praten. Het is immers zijn of haar toekomst, waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Laat je aannames en oplossingen dus even voor wat ze zijn. Als de medewerker zélf dingen inziet, werkt dat beter dan wanneer jij iets oplegt.
• Stel de juiste vragen
  Ook al heeft de medewerker de leiding, je kunt zeker sturen. Bijvoorbeeld met behulp van het GROW-model. Hierbij vraag je naar de doelen van de medewerker (Goals), waar hij of zij nu staat (Reality), welke ideeën hij heeft om verder te komen (Options) en welke keuzes hij gaat maken (Will). Andere goede vragen tijdens een ontwikkelgesprek zijn:
  • Op welke momenten ben je trots op jezelf?
  • Voelt je werk aan als moeten of als willen?
  • Heb je het gevoel dat je een positieve bijdrage levert?
  • Als tijd en geld geen belemmering zijn, wat zou je dan willen bereiken?
  • Welke onderdelen van je werk vind je leuk en wat wil je vaker doen?
• Blijf gefocust op de toekomst
  Die misser van vorig jaar? Daar gaan jullie het mooi niet over hebben in dit gesprek. Het gaat om de toekomst van je medewerker. Wil je het tóch hebben over het (dis)functioneren? Plan dan een functioneringsgesprek in.
• Maak concrete afspraken
  Sluit het ontwikkelgesprek af met heldere afspraken. Wat zijn de wederzijdse verwachtingen en welke doelen hebben jullie geformuleerd? Maak ook afspraken over de middelen die de medewerker nodig heeft, zoals feedback, een training, opleiding, bepaalde materialen of coaching. 
  
  

3. Ontwikkelgesprekken opvolgen

• Laat de medewerker een verslag maken
  Vraag of de medewerker binnen een paar weken de notulen van het gesprek op papier wil zetten en met je wil delen. Zet jouw actiepunten in je agenda, zodat je ze op tijd uitvoert.
  
• Plan een follow-up gesprek
  Plan een vervolggesprek in om de voortgang te bespreken. Dit follow-up gesprek is een mooie stok achter de deur om actie te ondernemen. Ontwikkeling is bovendien een ongoing proces. Met één gesprek ben je er niet meteen. Ontwikkelingsgesprekken voer je dus ook het liefst regelmatig.

Goede ontwikkelgesprekken leren voeren?

Oefening baart kunst. Je eerste ontwikkelgesprek zal ongetwijfeld minder soepel verlopen dan je dertigste. In de SUAS training Moderne ontwikkel- en functioneringsgesprekken oefen je het voeren van ontwikkelgesprekken. Ook leer je hoe je persoonlijke ontwikkeling centraal stelt in gesprekken. Nog even en je bent in staat de ontwikkeling van je medewerkers en daarmee de organisatie blijvend te stimuleren.

BEKIJK DE TRAINING