Wat is stakeholdermanagement?
En waarom is het zo belangrijk?
- Rubriek
- Artikel
- Datum
- 5 april 2023
- 3 minuten leestijd
Of het nu gaat om een procesverbetering, een reorganisatie of een verhuizing: bij elk project kom je als projectleider of programmamanager verschillende belanghebbenden tegen. Deze stakeholders hebben allemaal belangen en verwachtingen rondom jouw project. Met goed stakeholdermanagement krijg je alle neuzen dezelfde kant op en voorkom je problemen in je project. Wat is stakeholdermanagement precies en hoe pak je het aan?
De betekenis van stakeholdermanagement
Een stakeholder, letterlijk ‘belanghebbende’, is iemand die een belang heeft bij of invloed heeft op jouw project. Bijvoorbeeld bij de aanleg van een snelweg, waarbij je niet alleen rekening houdt met de overheid, aannemers en ingenieursbureaus, maar ook met belangen van omwonenden en de natuur. Een ander voorbeeld is een reorganisatie, waarbij medewerkers, leidinggevenden, de ondernemingsraad en diverse afdelingen bij betrokken zijn. Wat is stakeholdermanagement? Met stakeholdermanagement leid je de verwachtingen en belangen van alle belanghebbenden in goede banen. Hierdoor krijg je grip op het politieke krachtenveld en creëer je draagvlak voor je plannen: cruciale voorwaarden om je project te laten slagen.
Waarom is stakeholdermanagement zo belangrijk?
Het is simpel: voor een succesvol project moet je de juiste belanghebbenden meekrijgen. Sla je iemand over, dan voelt diegene zich waarschijnlijk niet voldoende gehoord. Dit kan leiden tot weerstand en onbegrip, wat je project kan vertragen. Door een goede samenwerking met je stakeholders voorkom je vervelende verrassingen in een later stadium. Loop je toch ergens vast? Dan los je problemen vaak sneller op als je een goede relatie hebt met je stakeholders.
Stakeholderanalyse in drie stappen
Als je aan de slag gaat met stakeholdermanagement, start je met het maken van een stakeholderanalyse. Hierin breng je, samen met je projectteam, alle stakeholders in kaart en krijg je een helder beeld van wie er betrokken zijn bij je project. Naar aanleiding hiervan bepaal je hoe je het best met deze mensen communiceert. Voor een effectieve stakeholderanalyse volg je de volgende stappen:
- Identificeer en categoriseer je stakeholders
Inventariseer de belanghebbenden rondom jouw project. Je plaatst deze stakeholders in vier groepen: beslissers, gebruikers, uitvoerenden en leveranciers. En je bepaalt hun mate van betrokkenheid. Zijn ze direct betrokken, zichtbaar betrokken of indirect betrokken?
- Bepaal invloed en belang
Bekijk daarna hoe groot ieders belang en invloed is. Door de stakeholders op deze manier in kaart te brengen, krijg je inzicht in het krachtenveld binnen en buiten je project. Je ziet of er weerstand is en wie je nodig hebt om je doel te bereiken. En je weet hoe de verschillende rollen zich tot elkaar verhouden.
- Maak een communicatieplan voor het beïnvloeden en betrekken
Tenslotte spreek je af hoe je de stakeholders benadert. Is de stakeholder tevreden met zo nu en dan een e-mail met informatie? Of houd je nauw contact en betrek je deze stakeholder bij belangrijke besluiten? In de communicatie met stakeholders is het stellen van de juiste vragen en goed luisteren heel belangrijk. Wat weet de stakeholder van het project? Welke gevoelens en risico’s liggen in de lijn der verwachting? Wat kun je doen om deze belanghebbende een beter gevoel te geven over het project? Bespreek de uitkomsten regelmatig in het projectteam en pas de communicatie hierop aan.
Tips voor een succesvolle stakeholdersstrategie
- Werk met vertegenwoordigers
Als er veel stakeholders zijn, lukt het misschien niet om ze allemaal individueel te spreken of te ontmoeten. Dan is het handig om te werken met vertegenwoordigers van de verschillende groepen stakeholders. Vraag wel of deze vertegenwoordigers beslissingen mogen nemen of dat ze voor elk besluit moeten schakelen met hun achterban.
- Durf advies te vragen
Zie jezelf niet als alleswetende expert, maar vraag je stakeholders om advies en input. Zo ontdek je hoe een stakeholder ergens over denkt. Voelt deze belanghebbende zich bij het project betrokken en gehoord? En op deze manier stel je je kwetsbaar op richting je stakeholders. Deze houding ontvang je dan meestal ook terug, waardoor er een open, transparante sfeer ontstaat.
- Herhaal de stakeholderanalyse regelmatig
Bedenk dat een stakeholderanalyse geen eenmalige actie is, maar een levend document. Je neemt de analyse regelmatig onder de loep om te kijken of de invloed of het belang van de stakeholders is veranderd. En of je je communicatie hierop moet aanpassen.
Wil jij ook aan de slag met stakeholdermanagement?
Als projectleider of programmamanager weet je dat het een flinke uitdaging kan zijn om stakeholders mee te krijgen in je project. Wil je jouw projecten succesvol door het politieke krachtenveld van je organisatie loodsen, dan is goed stakeholdermanagement van essentieel belang. In de training Projectmanagement Het managen van stakeholders krijg je de theorie en praktische handvatten die je nodig hebt voor succesvol stakeholdermanagement.
