Bedrijfsprocessen optimaliseren

Bedrijfsprocessen: een definitie

Allereerst: wat zijn bedrijfsprocessen? Feitelijk is een bedrijfsproces een werkwijze die volgens bepaalde afspraken of protocollen verloopt. Bedrijfsprocessen zijn dus alle handelingen in je bedrijf die in vaste stappen verlopen. In de praktijk onderscheiden we besturende processen (zoals financiële controles), primaire processen (het realiseren van het product of de dienst) en ondersteunende processen (bijvoorbeeld de salarisrun). 

Het belang van bedrijfsprocessen optimaliseren

Waarom zou je je bedrijfsprocessen optimaliseren? Het antwoord is simpel: omdat gestroomlijnde processen je zo efficiënt en doelgericht mogelijk laten werken. Je houdt de kosten zo laag mogelijk, terwijl je streeft naar een zo hoog mogelijke kwaliteit. Verander je niets aan je bedrijfsprocessen en werk je over vijf jaar nog met papieren dossiers waarin je urenlang moet zoeken om een formulier te vinden? Dan word je gegarandeerd ingehaald door de concurrent.

Stappenplan voor optimalisatie bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen optimaliseren? Daar zijn verschillende routes voor. Een mogelijk stappenplan vind je hieronder.

Stap 1. Klantwaarde

De klant staat centraal. En dus wil je goed in kaart brengen wat precies de wensen en verwachtingen zijn. Waar loopt iemand tegenaan? Welke oplossing kun je bieden? Naar welk resultaat is de klant op zoek? Ga persoonlijk in een gesprek of verzamel input via een klantwensonderzoek.

Stap 2. Analyse huidige processen

Hoe je het ook aan wilt vliegen: krijg eerst inzicht in de huidige processen voordat je aan het verbeteren slaat. Wat is echt nodig, wat overbodig? Wat kan sneller, beter, gemakkelijker of efficiënter? Waar zitten de faalmomenten in het proces en wat zijn de oorzaken hiervan?

Stap 3. Procesverbeterplan

Een analyse van de huidige processen is een goed begin. Nu is het tijd doelen op te gaan stellen en de verbeterde situatie visueel te maken. Welke stappen ga je schrappen? Welke ga je samenvoegen of veranderen? Maak een plan en deel de plannen in het team. Zo weet iedereen waar jullie samen naartoe gaan.

Stap 4. Procesautomatisering

Na al het analyseren en plannen is het tijd voor actie. Begin met de automatisering, daar zijn vaak quick wins te behalen. Kijk welke taken en stappen je kunt automatiseren. Zet bijvoorbeeld een automatische mailing in of haal rapportages voortaan gemakkelijk uit je dashboard. Automatisering geeft structuur en overzicht. Ook maakt automatisering processen minder foutgevoelig en trends en ontwikkelingen sneller inzichtelijk.

Stap 5. Verdere uitvoering

Na de automatiseringsslag blijven er waarschijnlijk verbeterpunten over. Bovendien: er komen er continu bij. Een pilot is een geschikte manier om uit te proberen of en hoe je verbeterideeën in de praktijk werken.

Stap 6. Borging

Om te voorkomen dat je processen over een half jaar toch weer op de oude manier uitvoert, is borging belangrijk. Zorg dat je tegenslagen kunt opvangen en dat nieuwe medewerkers meteen het juiste proces aanleren. En heeft er iemand een idee om het proces nog een stapje efficiënter te maken? Top! Je bent immers nooit klaar met verbeteren. Bedrijfsprocessen optimaliseren blijft een continu actiepunt.

Methodes en technieken voor procesoptimalisatie

Veelgebruikte methodes bij bedrijfsproces optimalisatie zijn Lean en Six Sigma. Verdiep je in deze methodes om continue verbetering te realiseren.

Lean

De Lean methode is een systematische manier om procesverbetering in je organisatie te realiseren. Werk je lean, dan kijk je continu kritisch naar processen, elimineer je activiteiten die geen waarde toevoegen, fix je kwaliteitsproblemen en verminder je verspilling. Alles om de toegevoegde waarde voor je klant te maximaliseren. Er zijn diverse Lean trainingen te volgen en je kunt trainen tot je de Yellow of Green Belt hebt.

Six Sigma

Om alles uit de Lean methode te halen, vul je hem aan met Six Sigma. Dit is een methode om het rendement en de effectiviteit van een proces te vergroten, oftewel de juiste dingen te doen én de dingen juist te doen. Six Sigma richt zich op data-analyse en het gebruik van statistische tools voor inzichten en prestatieverbetering. Het verschil tussen Lean en Six Sigma? Lean focust op doorlopende verbetering. Six Sigma is meer projectmatig in te zetten en heeft een duidelijk begin en einde. Meer over Lean en Six Sigma lees je in dit artikel.

Valkuilen bij bedrijfsproces optimalisatie

Je kunt natuurlijk leren van de fouten die andere procesmanagers al gemaakt hebben! Bij bedrijfsprocessen optimaliseren is het bijvoorbeeld een veelvoorkomende fout dat we vaak antwoorden proberen te vinden zonder echt te begrijpen waar het probleem zich bevindt. Te snel in de oplossingsfase schieten, kan leiden tot het inzetten van oplossingen voor problemen die niet eens bestaan, maar die je op deze manier wel creëert. Stel de oplossing dus uit en maak uitdagingen eerst klein! Een tweede valkuil is alleen focussen op de praktische en wetenschappelijke benadering, en niet op cultuur en leiderschap. Het stellen van de juiste vragen, medewerkers betrekken; het is allemaal belangrijk. Bij bedrijfsproces optimalisatie komen wetenschap en menselijke vaardigheden samen.

Voordelen van optimalisatie bedrijfsprocessen

Heb je de bedrijfsprocessen eenmaal verbeterd? Dan merk je de impact ervan door het hele bedrijf heen.

Je werkt sneller en efficiënter

Met goed ingerichte bedrijfsprocessen voorkom je dubbel werk en fouten. Bovendien wordt de doorlooptijd minder, doordat je recht op je doel afgaat en nutteloze stappen uit het proces gehaald hebt. Dit alles betekent dat je sneller werkt en je klant sneller zijn product of dienst ontvangt.

Je vermindert kosten

Geen verspilling meer van werktijd, materialen en middelen! Met procesoptimalisatie haal je alle onnodige verspillingen uit je organisatie. Dit omdat je bijvoorbeeld ontdekt dat een bepaalde stap geschrapt kan worden of dat je de voorraad kunt beperken. Bovendien geldt: hoe sneller het werk gedaan kan worden, hoe minder medewerkers je nodig hebt voor hetzelfde resultaat.

Je wordt flexibeler

Door processen te digitaliseren en optimaliseren, kun je sneller handelen en flexibeler omgaan met wensen van je klant. Met de juiste automatiseringsoplossingen beschik je immers over complete en up-to-date gegevens.

Je voldoet beter aan wet- en regelgeving

Door checks uit te laten voeren waar nodig, weet je zeker dat je bedrijfsvoering in lijn is met de eisen die de wetgeving stelt. Is het weer tijd voor een bepaalde keuring of certificering? Je krijgt vanzelf een seintje.

Je creëert een cultuur van continue verbetering

Door bedrijfsprocessen te optimaliseren, bouw je een fundament voor verdere verbetering. In een omgeving die duidelijk, geordend en overzichtelijk is, komen eerder nieuwe ideeën en initiatieven tot stand. Ook samenwerken wordt gemakkelijker en leuker.

De processen in jouw bedrijf optimaliseren?

Wil je meer kennis opdoen over bedrijfsproces optimalisatie? En je organisatie adviseren over strategische kwaliteitsvraagstukken? Kijk eens naar deze masteropleiding, die uit verschillende modules bestaat. Dat maakt het mogelijk om zelf jouw studietempo te bepalen – ideaal als je studie en werk wilt combineren. Je verdiept je tijdens de modules in de belangrijkste concepten en theorieën van kwaliteitsmanagement.

En als je de nodige 'technische' kennis op zak hebt? Dan kies jij zelf met welke van de drie modules jij de menskant van kwaliteitsmanagement wilt uitdiepen. Nieuwsgierig geworden?

MEER OVER DE MASTEROPLEIDING
KWALITEITSMANAGEMENT